Pietro ha colonne di importi che i clienti devono pagare. Quando un cliente paga, evidenzia quella cella riempiendola con un colore di sfondo giallo. Peter si chiede se c’è un modo per sommare solo le celle che sono evidenziate in una particolare colonna.
Ci sono alcuni modi per affrontare questo problema, ognuno dei quali affronteremo nelle sezioni seguenti.
Filtro e funzione SUBTOTALE
Un semplice approccio su due fronti consiste nel filtrare i dati in base al colore che si desidera sommare. Quindi, una volta filtrato, puoi fare affidamento sui risultati restituiti dalla funzione SUBTOTALE.
Per filtrare i tuoi dati in base al colore, segui questi passaggi:
- Assicurati che i tuoi dati abbiano le intestazioni di colonna.
- Seleziona una cella all’interno dei tuoi dati.
- Visualizza la scheda Dati della barra multifunzione.
- Fai clic sullo strumento Filtro nel gruppo Ordina e filtra. Excel posiziona una freccia a discesa accanto alle intestazioni delle colonne.
- Fai clic sulla freccia a discesa accanto all’intestazione della colonna contenente le celle colorate. Vedrai una serie di opzioni di filtro.
- Fai clic sull’opzione Filtra per colore. Vengono visualizzate diverse opzioni di colore, a seconda delle caratteristiche della formattazione della cella.
- Passa il puntatore del mouse sull’opzione Filtra per colore cella e quindi fai clic sul colore che desideri utilizzare nel filtro. Nel caso di Pietro, questo sarebbe giallo. Excel filtra immediatamente i dati in base al colore selezionato.
A questo punto puoi inserire una formula (in qualsiasi cella tu voglia) che restituirà la somma desiderata. Supponendo di volere una somma dei valori in C2:C93, utilizzerai quanto segue:
=SUBTOTALE(9;C2:C93)
Funziona perché la funzione SUBTOTALE somma solo i valori che rimangono visibili dopo il filtraggio. In questo caso, significa che vengono sommate solo le celle gialle.
Riorganizza tuoi dati
C’è un tema molto forte da affrontare per dare un’occhiata a come sono organizzati i tuoi dati nel foglio di lavoro. L’applicazione di un colore statico alle celle non è un metodo particolarmente efficace per contrassegnare una riga come “pagata”. Un modo migliore sarebbe aggiungere una colonna accanto alla colonna dell’importo e utilizzare quella nuova colonna per indicare se l’importo è stato pagato. Quindi, se lo desideri, puoi utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare i valori utilizzando qualsiasi colore desideri, in base a ciò che hai inserito nella nuova colonna.
Come questo potrebbe aiutare quando hai bisogno di una somma delle celle colorate? Semplice: non baserai la somma sul colore (applicato tramite Formattazione condizionale), ma sul valore nella colonna accanto all’importo. Ad esempio, supponiamo che i tuoi importi siano nella colonna A, quindi nella colonna B inserirai la lettera “S” se l’importo adiacente è stato pagato. Ora non devi fare altro che utilizzare la seguente formula per determinare il totale di tutte le righe contrassegnate come pagate:
=SOMMA.SE(B:B;"S";A:A)
Il vantaggio di riorganizzare i tuoi dati in questo modo è che le tue informazioni su ciò che è stato pagato e su ciò che non è stato pagato sono immediatamente “accessibili” ad altre formule e possono anche essere esportate in altri programmi (non è possibile esportare il colore di una cella in un altro programma).
Usare una macro
L’approccio finale per ottenere la somma desiderata è utilizzare una macro. È meglio implementare una funzione definita dall’utente a cui è possibile accedere dal foglio di lavoro. La macro seguente esaminerà un intervallo di celle specificato e restituirà la somma di qualsiasi cella riempita di giallo:
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Per utilizzare l’UDF nel foglio di lavoro, inserisci la formula seguente, supponendo che l’intervallo contenente i valori sia A2:A93:
=SommaGialle(A2:A93)
Se ritieni che sia possibile che una cella nell’intervallo specificato possa contenere un valore di testo anziché un valore numerico, dovresti modificare leggermente la macro:
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Questa versione controlla se la cella contiene un valore numerico o meno prima di aggiungerlo alla variabile dTotal. Se la cella contiene un valore non numerico, viene ignorata completamente.
