La formattazione condizionale di Excel è una caratteristica molto potente, utilissima nel caso in cui si vogliano applicare formati diversi a dati che soddisfino determinate condizioni. Può essere ad esempio di aiuto nell’evidenziare le informazioni più importanti nei fogli e identificare le variazioni subite dai valori delle celle con una rapida occhiata.
Allo stesso tempo, la formattazione condizionale è spesso considerata come una delle funzioni di Excel più intricate e oscure, specialmente per i principianti. Se vi sentite troppo intimiditi da questa funzione, non fatelo! In realtà, la formattazione condizionale in Excel è molto semplice e facile da usare, e lo capirete in soli 5 minuti quando avrete finito di leggere questo breve tutorial.
Le basi della formattazione condizionale di Excel
Come per i consueti comandi che gestiscono la formattazione delle celle in Excel, si utilizza la formattazione condizionale ad esempio per cambiare il colore di riempimento, il colore dei caratteri e lo stile dei bordi. La differenza è che la formattazione condizionale è più flessibile, consentendo di formattare solo i dati che soddisfino determinati criteri o condizioni.
È possibile applicare la formattazione condizionale a una o più celle, righe, colonne o ad un’intera tabella in base al contenuto delle celle o in base al valore di un’altra cella. Si ottiene tale risultato creando delle “regole” (condizioni) in cui si definisce quando e come le celle selezionate debbano essere formattate.
I comandi utili alla gestione della formattazione condizionale si trovano sulla barra multifunzione, nel gruppo “Stili” della scheda HOME (vedi Figura 1)
Come creare regole di formattazione condizionale di Excel
Per sfruttare realmente le capacità della formattazione condizionale di Excel, dovrete imparare a creare vari tipi di regole. Questo vi aiuterà a dare un senso a qualsiasi progetto sul quale stiate attualmente lavorando.
Le regole di formattazione condizionale in Excel definiscono 2 cose fondamentali:
- A quali celle deve essere applicata la formattazione condizionale;
- Quali condizioni devono essere soddisfatte.
- Nel foglio di calcolo di Excel, selezionate le celle da formattare.
Per quest’esempio ho creato questa semplice tabella con i prezzi mensili medi della “Benzina senza piombo” per l’anno 2014. Quello che vogliamo fare è evidenziare quando si è verificato un calo del prezzo (cioè quando in colonna C ci sono dei valori negativi). Selezioniamo allora l’intervallo C4:C15.
- Andate alla scheda HOME > gruppo “Stili” e cliccate su “Formattazione condizionale”.
- Siccome abbiamo bisogno di applicare la formattazione condizionale solo ai numeri inferiori a 0, scegliete “Regole evidenziazione celle” > “Minore di…”
- Immettete il valore nella casella nella parte destra della finestra, sotto “Formato celle che sono meno”, nel nostro caso digitiamo 0. Non appena avrete inserito il valore, Microsoft Excel evidenzierà le celle che soddisfano la condizione nell’intervallo selezionato.
- Selezionate il formato desiderato dal menu a discesa. È possibile scegliere uno dei formati predefiniti o fare clic su “Formato personalizzato…” per impostarne uno ex novo.
- Fate clic su OK per chiudere la finestra “Minore di” e verificate se la formattazione condizionale è stata applicata correttamente ai dati. Nel nostro caso ha funzionato perfettamente, avendo evidenziato tutte le celle con un valore negativo presenti nella colonna C.
Come creare da zero una regola di formattazione condizionale di Excel
Se nessuna delle regole di formattazione pronte per l’utilizzo fosse adatta alle vostre esigenze, è possibile creare una nuova da zero.
- Selezionate le celle a cui si desidera applicare la formattazione condizionale e scegliete Formattazione condizionale > Nuova regola…
- La finestra di dialogo Nuova regola di formattazione si apre e si seleziona il tipo di regola necessaria. Ad esempio, scegliamo “Formatta solo le celle che contengono” e optiamo per formattare i valori delle celle tra 1.720 e 1.740.
- Cliccate sul pulsante “Formato…” e impostate la formattazione che desiderate applicare.
- Fare clic su OK due volte per chiudere le finestre aperte e la formattazione condizionale è servita!
La formattazione condizionale di Excel basata sul valore di una cella
In entrambi gli esempi precedenti, abbiamo creato le regole di formattazione inserendo dei numeri. Tuttavia, in alcuni casi, ha più senso basare la formattazione condizionale sul valore di una certa cella. Il vantaggio di questo approccio è che non importa come cambierà il valore di quella cella in futuro, la formattazione condizionale verrà regolata automaticamente e rifletterà il cambiamento dei dati.
Per esempio, usiamo di nuovo l’esempio del “prezzo della benzina”, ma questa volta evidenziamo tutti i prezzi nella colonna B che sono maggiori rispetto al prezzo di gennaio.
Si crea la regola similmente a quanto visto in precedenza, selezionando Formattazione condizionale > Regole evidenziare celle > Maggiore di…, ma invece di digitare un numero, si seleziona la cella B4 facendo clic sull’icona di selezione del campo come si fa di solito in Excel. Come risultato, i prezzi vengono formattati come si vede nello screenshot qui sotto.
Ecco come realizzare una formattazione condizionale in Excel. Con la speranza che queste semplici regole appena create siano state utili almeno come primo approccio all’argomento.
