Chi lavora con Excel sa che uno degli aspetti più irritanti e, ahimè, onerosi in termini di tempo con il quale si ha spesso a che fare, riguarda l’inserimento di informazioni ripetitive. Questo può comprendere la scrittura di formule, la formattazione, la separazione o il concatenamento di dati, l’inserimento manuale di nomi e indirizzi e-mail, ecc. Fortunatamente, il comando “Anteprima suggerimenti” introdotto con Microsoft Excel 2013 rende più semplici questi compiti fornendoci di una brillante funzione di riempimento automatico.
Excel riconosce lo schema di alcuni nostri inserimenti e quindi utilizza la funzionalità di completamento automatico per finire il lavoro che abbiamo iniziato. A quel punto non ci resta altro che capire cosa ci viene presentato e decidere se accettare o meno la soluzione proposta.
“Anteprima suggerimenti” è attivata per impostazione predefinita e compila automaticamente i dati quando rileva un criterio. Tuttavia, se non dovesse funzionare, ecco come è possibile verificare se è attiva:
Se “Anteprima suggerimenti” è attiva ma non si avvia automaticamente quando si digitano dati che corrispondono ad uno “schema” o “modello”, si può provare ad avviarla manualmente cliccando DATI > Anteprima suggerimenti, o premendo Ctrl + E.
Ripercorriamo con alcuni esempi le casistiche in cui questa funzione può venirci in aiuto.
Separare nomi e cognomi
Abbiamo una lista di nominativi in una colonna e vogliamo separare i dati in due colonne distinte:
In questo caso “Anteprima suggerimenti” risulta essere una valida e sicuramente più immediata alternativa al comando “Testo in colonne”, sempre presente nel gruppo “Strumenti dati” della scheda DATI della barra multifunzione di Excel.
Formattare i dati
Supponiamo di avere un elenco di nominativi con abbinato un numero di cellulare, vogliamo però formattare il nominativo nella forma “Nome, Cognome” ed il cellulare nella forma “(nnn) nnn-nnnn”
Lo stesso risultato, in modo molto più laborioso, avremmo potuto ottenerlo utilizzando contemporaneamente 4 o 5 funzioni di elaborazione del testo.
Estrarre le iniziali dai nomi
Dalla solita lista di nominativi, vogliamo ora estrarre le sole iniziali del cognome e del nome:
Concatenare dati
Mettiamo ora alla prova questo comando con il problema inverso. Abbiamo diverse colonne da unire in una sola:
Chiaramente potrei continuare all’infinito tanto è flessibile questa funzione.
Nella mia esperienza, questo approccio è sicuramente più comodo e più veloce dell’utilizzare formule oppure di “Testo in colonne”. Nella maggior parte dei casi, gli schemi semplici non sono un problema, tuttavia, quando diventassero troppo complessi possiamo sempre adottare le nostre vecchie soluzioni!
Alcuni punti di attenzione
- E’ bene notare che quando si utilizza la funzione “Anteprima suggerimenti”, la colonna di dati a cui si fa riferimento può essere non adiacente a quella riempita automaticamente, sempre che tra le due non ci siano colonne vuote. In quest’ultimo caso, Excel visualizzerebbe un messaggio pop-up con il quale ci informerebbe che non è possibile trovare un criterio nei dati adiacenti:
- Se si applica “Anteprima suggerimenti” su dati che poi vengono modificati, la funzione non sarà in grado di riconoscere i cambiamenti e variare di conseguenza i risultati come farebbe una formula di Excel. Pertanto, occorre usare il comando solo con dati definitivi.
- Si noti che dopo aver riempito automaticamente una colonna, una piccola icona appare accanto ai valori che sono stati inseriti. È possibile fare clic su questa icona per visualizzare un menu a discesa. Tra le opzioni disponibili si può selezionare il comando “Annulla Anteprima suggerimenti” utile per annullare un tentativo infruttuoso di riempimento
Arrivederci alla prossima puntata!
