In questo articolo vi mostreremo come evidenziare i duplicati nelle colonne di una tabella con gli strumenti integrati di Excel. La soluzione funziona per Excel 2013, 2010, 2007, e ci vorranno solo pochi minuti per applicarla ai vostri dati.
State lavorando con una grande tabella di Excel, alla quale aggiungete continuamente nuovi dati. Può essere l’elenco delle fatture di questo mese, o un elenco dei vostri nuovi clienti di quest’anno.
La tabella supera abbondantemente l’altezza dello schermo e non avete modo di osservarla contemporaneamente tutta. L’avete già ripulita dai duplicati. Avete fatto in modo che tutte le righe siano univoche controllando manualmente la tabella o eseguendo il comando “Rimuovi duplicati” (per maggiori informazioni sulla rimozione dei duplicati consultate Come rimuovere duplicati in Excel). Naturalmente, non volete che tale perfezione venga rovinata, ma un sacco di nuovi dati vengono inseriti tutti i giorni e occorre controllare i duplicati più e più volte.
Volete che i duplicati vengano controllati automaticamente mano a mano che nuovi dati vengono inseriti? Quando si digiterà in una cella e si premerà Invio, la cella si distinguerà subito, cambiando il colore di sfondo o il colore del testo, avvisandovi che quella colonna ha una cella sopra con esattamente gli stessi dati: potete vedere un esempio qui sotto. Continuate a leggere per imparare a farlo in modo semplice e veloce.
Come evidenziare i duplicati in modo dinamico
Facciamo una piccola tabella con 6 clienti come da esempio. Abbiamo un ID Cliente, il Nome, il numero di telefono e l’email. Nella vita reale, potrebbero benissimo esserci decine di campi e migliaia di clienti.
Noi aggiungeremo un controllo dinamico dei duplicati per le colonne email e telefono. Non appena digiteremo un numero di telefono che è già presente in una cella più sopra, la cella cambierà automaticamente il proprio formato. Così potremo controllare se si tratta di un nuovo cliente e abbiamo accidentalmente fatto un errore (o se il cliente ci abbia fornito dati errati), oppure se si tratta di un vecchio cliente i dati del quale stiamo tentando di inserire di nuovo.
1. Preparare la tabella
Se l’elenco è un comune intervallo di Excel, non vedrete apparire la scheda “Strumenti tabella” sulla Barra Multifunzione alla selezione di un qualsiasi record.
In primo luogo, è necessario trasformare l’intervallo di celle in una vera e propria tabella di Excel: selezionate una cella all’interno dell’intervallo di dati e premete Ctrl + T. Assicuratevi che Excel riconosca correttamente le intestazioni di colonna: nella finestra di dialogo “Crea tabella”, in questo caso, vedrete selezionata l’opzione “Tabella con intestazioni”.
Dopo la trasformazione dell’intervallo in tabella, vedrete, tra le altre cose, che i vostri dati verranno formattati automaticamente e che le formule saranno automaticamente copiate nelle nuove righe.
2. Selezionare tutte le celle della colonna che volete monitorare
Basta portare il cursore del mouse sull’intestazione di colonna fino a quando non si trasforma in una freccia verso il basso, e fare clic.
3. Applicare la formattazione condizionale alla colonna
A questo punto, aprite la scheda HOME della barra multifunzione di Excel, fate clic sull’icona “Formattazione condizionale” e selezionate “Regole evidenziazione celle > Valori duplicati… dall’elenco che vedete.
4. Impostate il formato per le celle con i valori duplicati
Selezionate uno dei formati preimpostati dall’elenco a discesa della finestra di dialogo “Valori duplicati” e fate clic su OK.
È inoltre possibile selezionare “Formato personalizzato” e nella solita finestra di controllo “Formato celle”, configurare il colore del carattere e la dimensione, il colore di riempimento, i bordi, ecc. come più preferite, ad esempio, con carattere grassetto e riempimento giallo.
5. Questo è tutto!
Ora, all’immissione di un numero di telefono che è già presente nell’elenco, sia il vecchio che il nuovo numero verrà evidenziato con un colore brillante per attirare la vostra attenzione.
