Continuiamo il nostro viaggio nei meandri della formattazione condizionale di Excel.

Abbiamo già avuto un primo approccio a questa potente funzionalità in questo articolo ed oggi ne approfondiremo ulteriormente la conoscenza.

Applicare più regole di formattazione condizionale ad una stessa cella o tabella

Quando si utilizza la formattazione condizionale di Excel, non si è limitati a una sola regola per cella. È possibile applicare tutte le regole che il progetto sul quale stiamo lavorando richiede.

Riprendiamo ad esempio il file dei prezzi medi della benzina utilizzato per lo scorso articolo e creiamo 3 regole che evidenzieranno in verde i prezzi inferiori a € 1.710, in giallo quelli fino a € 1.740 e in rosso i prezzi superiori.

Sapete già come creare delle regole di formattazione condizionale: cliccate su Formattazione condizionale > Regole evidenziazione celle > Maggiore di… Tuttavia, per fare in modo che le regole funzionino bene, è necessario anche impostare la loro priorità in questo modo:

1. Fate clic su Formattazione condizionale > Gestisci regole… per aprire il Gestore regole.
2. Fate clic sulla regola che deve essere applicata per prima al fine di selezionarla e spostarla verso l’alto con la freccia apposita. Fare lo stesso per la regola che dovrà essere applicata per seconda.
3. Selezionate la casella di controllo “Interrompi se vera” accanto alle prime 2 regole in quanto non vogliamo che vengano applicate le altre regole quando la prima condizione è soddisfatta.

   

   

Utilizzare “Interrompi se vera” nelle regole di formattazione condizionale

Abbiamo già usato l’opzione “Interrompi se vera” nell’esempio qua sopra per interrompere l’elaborazione delle altre regole quando la prima condizione è soddisfatta. In questo caso l’utilizzo di tale opzione è abbastanza evidente. Consideriamo ora altri due esempi in cui l’utilizzo della funzione “Interrompi se vera” non è così ovvio, ciononostante molto utile.

Esempio 1. Mostrare il set di icone solo in alcune voci

Supponiamo che abbiate aggiunto il seguente set di icone ad un report di vendite:

Sembra bello, ma forse un po’ troppo inondato di grafica. Quindi, il nostro obiettivo è quello di mantenere solo le frecce rosse per attirare l’attenzione sui prodotti performanti sotto la media e di sbarazzarci di tutte le altre icone. Vediamo come si può fare:

1. Creare una nuova regola di formattazione condizionale cliccando Formattazione condizionale > Nuova regola > Formatta solo le celle che contengono.
2. Ora è necessario configurare la regola in modo tale che venga applicata solo ai valori superiori alla media. A tale scopo, utilizzando la formula =MEDIA(), come mostrato nello screenshot qui sotto:
   
3. Fare clic su OK senza impostare nessun formato.
4. Fare clic su Formattazione condizionale > Gestisci regole… e mettere un segno di spunta nella casella di controllo “Interrompi se vera” accanto alla regola appena creata. E … vedete il risultato nella schermata qui sotto.
   

Esempio 2. Rimuovere la formattazione condizionale dalle celle vuote

Supponiamo di aver creato una regola “Minore di…” per evidenziare i valori delle vendite inferiori a € 1000, come si può vedere nello screenshot qui sotto. Il problema è che anche le celle vuote vengono evidenziate.

Per risolvere questo problema, occorre creare un’altra regola del tipo “Formatta solo le celle che contengono”. Nella finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”, selezionare “Valore vuoto” dall’elenco a discesa.

E ancora una volta, è sufficiente fare clic su OK senza impostare nessun formato.

Infine, aprite la finestra di dialogo “Gestione regole formattazione condizionale” e selezionate la casella di controllo “Interrompi se vera” accanto alla regola “La cella contiene un valore vuoto”.

Il risultato è esattamente quello che volevamo.

Come modificare le regole di formattazione condizionale in Excel

Se avete dato uno sguardo ravvicinato agli screenshot qui sopra, probabilmente avrete notato il pulsante “Modifica regola …”. Quindi, se volete modificare una regola di formattazione esistente, procedete in questo modo:

1. Selezionare una qualsiasi cella a cui si applichi la regola da modificare e fare clic su Formattazione condizionale > Gestisci regole …
2. Nella finestra di dialogo “Gestione regole formattazione condizionale”, fare clic sulla regola che si desidera modificare, quindi fare clic sul pulsante “Modifica regola…”.
3. Apportare le modifiche necessarie nella finestra “Modifica regola di formattazione” e fare clic su OK per salvare le modifiche.

La finestra “Modifica regola di formattazione” sembra molto simile alla finestra “Nuova regola di formattazione” che è stata utilizzata durante la creazione della regola, pertanto non dovreste avere difficoltà nella compilazione.

Come copiare la formattazione condizionale di Excel

Se desideriamo applicare ad altri dati presenti sul foglio di lavoro la formattazione condizionale che abbiamo creato in precedenza, non sarà necessario creare la regola da zero. Basta usare “Copia formato” per copiare la formattazione condizionale esistente ed incollarla sull’ulteriore set di dati.

1. Fare clic su qualsiasi cella con la formattazione condizionale che si desidera copiare.
2. Fare clic su Home > Copia formato. Facendo questo, il puntatore del mouse si trasformerà in un pennello.
   
   INFO

   È possibile fare doppio clic su “Copia formato” se si desidera incollare la stessa formattazione condizionale in diversi intervalli di celle
3. Per incollare la formattazione condizionale, fare clic sulla prima cella e trascinare il pennello fino all’ultima cella dell’intervallo da formattare.
4. l termine, premere Esc per smettere di usare il pennello.

Come eliminare le regole di formattazione condizionale

Ho lasciato per ultimo la parte più facile. Per eliminare una regola, è possibile:

• Aprire la finestra di dialogo “Gestione regole formattazione condizionale” (ricordate, si apre con Formattazione condizionale > Gestisci regole …), selezionare la regola e fare clic sul pulsante “Elimina regola”.
• Selezionare l’intervallo di celle, scegliere Formattazione condizionale > Cancella regole e scegliere una delle opzioni disponibili.

Ora avete una conoscenza di base della formattazione condizionale di Excel. Nel prossimo articolo, ci concentreremo su alcune caratteristiche più avanzate che vi aiuteranno a spingere la formattazione condizionale ben al di là dei suoi utilizzi tradizionali.