#Excel – Come gestire le informazioni personali memorizzate nelle cartelle di lavoro di Excel

Ricordate come vi sentivate appena avete iniziato ad utilizzare Excel 2010 o 2013? Personalmente a volte mi sono irritato quando non riuscivo a trovare lo strumento o l’opzione necessaria nel luogo in cui si trovava nelle precedenti versioni di Excel. Questo è ciò che è accaduto per le proprietà del documento in Excel 2010 / 2013. In queste due ultime versioni sono nascoste un po’ in profondità, ma non ci vorrà molto per farle riemergere!!

In questo articolo troverete una guida dettagliata su come visualizzare e modificare le proprietà del documento, proteggere il documento da eventuali modifiche e rimuovere le informazioni personali dal vostro foglio di lavoro di Excel. Cominciamo! 🙂

Le varie tipologie di proprietà del documento

Prima di iniziare a imparare a visualizzare, modificare e rimuovere le proprietà di un documento (metadati) in Excel 2010 e 2013, cerchiamo di chiarire quali tipi di proprietà un documento di Office può avere.

• Tipo 1. Proprietà standard: sono comuni a tutte le applicazioni di Office. Esse contengono le informazioni di base sul documento come il titolo, l’oggetto, l’autore, la categoria, ecc. È possibile assegnare dei valori personalizzati a queste proprietà per rendere più facile trovare il documento sul vostro PC.
• Tipo 2. Proprietà aggiornate automaticamente: includono i dati relativi al vostro file che sono controllati e modificati dal sistema, come le dimensioni del file e la data e ora di creazione e modifica del documento. Alcune proprietà che sono uniche per il documento a livello di applicazione come ad esempio il numero di pagine, il numero di parole o di caratteri nel documento o la versione dell’applicazione vengono aggiornate automaticamente in base contenuto del documento.
• Tipo 3. Proprietà personalizzate sono proprietà definite dall’utente. Esse consentono di aggiungere altre proprietà al vostro documento di Office.
• Tipo 4. Proprietà relative all’azienda sono proprietà specifiche per l’azienda.
• Tipo 5. Proprietà della libreria del documento fanno riferimento a documenti in una raccolta documenti, in un sito Web o in una cartella pubblica. Una persona che crea una libreria di documenti può impostare alcune proprietà della libreria del documento e le regole per i loro valori. Quindi, quando si desidera aggiungere un file alla raccolta documenti, è necessario immettere i valori per tutte le proprietà che sono necessarie, o correggere le proprietà che non sono corrette.

Come visualizzare le proprietà del documento

Se non sapete dove trovare le informazioni sul vostro documento di Excel 2010/2013, qui abbiamo tre metodi per farlo.

Metodo 1. Visualizzare il Pannello del documento

Questo metodo vi permette di vedere le informazioni sul documento direttamente dal foglio di lavoro.

1. Fate clic sulla scheda FILE. Questo vi permetterà di passare alla backstage view.
2. La voce Informazioni del menu FILE è attivata di default. Il riquadro Proprietà viene visualizzato sul lato destro. Potete qui già vedere alcune informazioni sul documento.
   
3. Fate clic su Proprietà per aprire il menu a discesa
4. Scegliete “Mostra riquadro documento” dal menu
   
   Vi porterà automaticamente al vostro foglio di lavoro e vedrete il riquadro Proprietà documento posto tra la barra multifunzione e l’area di lavoro come nella schermata qua sotto.
   
   Come vedete, il riquadro Proprietà documento mostra un numero limitato di proprietà. Se siete ansiosi di saperne di più sul documento, passate al secondo metodo.

Metodo 2. Aprire la finestra di dialogo Proprietà

Se non riuscite a trovare le informazioni che cercate nel riquadro documento, passate alle Proprietà avanzate.

Il primo modo per visualizzare le Proprietà avanzate è proprio dal riquadro documento.

1. Cliccate su “Proprietà documento” nell’angolo in alto a sinistra del riquadro documento
2. Scegliete l’opzione Proprietà avanzate dall’elenco a discesa
   
3. La finestra di dialogo Proprietà apparirà sullo schermo
   
   Qui potrete vedere le informazioni generali sul documento, alcune statistiche e il contenuto del documento. È inoltre possibile modificare il Riepilogo del documento o definire ulteriori proprietà personalizzate. Volete sapere come fare? Siate pazienti! Lo condividerò con voi un po’ più avanti in questo articolo.

C’è un altro modo per aprire la finestra di dialogo Proprietà.

1. Percorrete i primi tre passaggi descritti nel metodo 1
2. Scegliete “Proprietà Avanzate” dal menu a discesa Proprietà
   
   La stessa finestra di dialogo Proprietà apparirà sullo schermo come nello screenshot qui sopra.

Metodo 3. Utilizzare Esplora risorse

Un modo più semplice di visualizzare i metadati è quello di utilizzare Esplora risorse di Windows senza aprire la cartella di lavoro.

1. Aprite la cartella con il file di Excel in Esplora risorse
2. Selezionate il file che volete interrogare
3. Fate clic destro e scegliere l’opzione Proprietà dal menu contestuale
   
4. Passate alla scheda Dettagli per visualizzare il titolo, oggetto, autore del documento e altre informazioni
   

Ora conoscete diversi metodi per visualizzare le proprietà del documento sul vostro PC e sono sicuro che troverete le informazioni necessarie senza problemi.

Modificare le proprietà del documento

In precedenza avevo promesso di dirvi come modificare le proprietà del documento. Allora, quando visualizzate le proprietà utilizzando il Metodo 1 e il Metodo 2 descritti in precedenza, è possibile aggiungere immediatamente le informazioni necessarie o correggere i dati non validi. Per quanto riguarda il Metodo 3, è possibile solo se non si dispone di Windows 8 installato sul computer.

Il modo più rapido per aggiungere un autore

Se avete bisogno solo di aggiungere un autore, c’è un modo molto rapido per farlo in Excel 2010/2013 utilizzando la backstage view.

1. Andate su File  -> Informazioni
2. Passate alla sezione Persone correlate sul lato destro della finestra
3. Posizionate il puntatore sopra le parole “Aggiungi un autore” e fate clic
   
4. Digitate il nome di un autore nel campo visualizzato
5. Fate clic in qualsiasi punto della finestra di Excel e il nome verrà salvato automaticamente
   

È possibile aggiungere tanti autori quanti quelli che stanno lavorando sul documento. Questo metodo rapido può essere utilizzato anche per modificare il titolo o aggiungere un tag o una categoria al documento.

Cambiare il nome autore predefinito

Per impostazione predefinita, il nome dell’autore di un documento di Excel è il vostro nome utente di Windows, ma questo potrebbe non rappresentarvi correttamente. In questo caso dovreste cambiare il nome autore di default in modo che Excel in seguito utilizzi il nome corretto.

1. Fare clic sulla scheda FILE in Excel
2. Scegliete Opzioni dal menu File
   
3. Selezionate Generale nel pannello di sinistra della finestra di dialogo Opzioni di Excel
4. Spostatevi verso il Personalizzazione della copia di Microsoft Office in uso
5. Digitare il nome appropriato nel campo accanto a Nome utente
6. Cliccate su OK
   

Definire proprietà personalizzate

Ho già menzionato il fatto che è possibile definire proprietà aggiuntive per il vostro documento di Excel. Seguite i passaggi qui descritti per realizzarlo.

1. Andate su FILE -> Informazioni
2. Cliccate su Proprietà sul lato destro della finestra
3. Selezionate “Proprietà Avanzate” dal menu a discesa
4. Fate clic sulla scheda Personalizza nella finestra di dialogo Proprietà che appare sullo schermo
   
5. Scegliete un nome per la proprietà personalizzata dall’elenco proposto o digitatene uno nuovo nel campo Nome
6. Selezionate il tipo di dati per la proprietà dall’elenco a discesa Tipo
7. Digitate un valore per la proprietà nel campo Valore
8. Premete il pulsante Aggiungi come mostrato nella seguente immagine
   
   INFO

   Il formato del valore deve soddisfare la scelta fatta nell’elenco a discesa Tipo. Significa che se il tipo di dati scelto è “Numero”, è necessario digitare un numero nel campo Valore. I valori che non corrispondono al tipo di proprietà vengono salvati come testo.
9. Dopo aver aggiunto una proprietà personalizzata la si può vedere nel campo Proprietà. Quindi fare clic su “OK“
   
   Se si fa clic sulla proprietà personalizzata nel campo Proprietà e quindi si premere Elimina -> OK, la vostra proprietà personalizzata appena aggiunta scomparirà.

Modificare altre proprietà del documento

Se avete bisogno di cambiare altri metadati, ad eccezione di nome dell’autore, titolo, parole chiave e categorie, potete farlo sia nel riquadro documento sia nella finestra di dialogo Proprietà.

• Nel caso in cui il riquadro documento fosse aperto nel foglio di lavoro, è sufficiente posizionare il cursore sul campo che si desidera modificare e immettere le informazioni necessarie
• Se avete già aperto la finestra di dialogo Proprietà, passate alla scheda Riepilogo e aggiungete o aggiornate le informazioni nei campi, facendo poi clic su OK.

Quando tornerete al foglio di calcolo, tutte le modifiche apportate verranno salvate automaticamente.

Rimuovere le proprietà del documento

Se avete bisogno di coprire le tracce lasciate nel documento in modo che nessuno in seguito possa vedere il vostro nome o il nome dell’azienda nelle proprietà del documento, è possibile nascondere a tutti qualsiasi proprietà o informazione personale utilizzando uno dei seguenti metodi.

La funzione “Controlla documento”

1. Andate su FILE  -> Informazioni
2. Trovate “Verifica documento“
3. Scegliete l’opzione “Controlla documento” dal menu a discesa
   
4. La finestra di “Controllo documento” si aprirà e vi darà la possibilità di selezionare le sezioni che desiderate ispezionare. Io le lascerei tutte selezionate, sebbene siamo più interessati a verificare “Proprietà del documento e informazioni personali”.
5. Quando avrete fatto la vostra scelta, cliccate Controlla nella parte inferiore della finestra.
   
   Ora vedete i risultati dei controlli sullo schermo
6. Cliccate su Rimuovi tutto in ogni categoria che vi interessa. Nel mio caso si tratta di Proprietà del documento e informazioni personali
   
7. Chiudete Controllo documento

Poi vi consiglio di salvare il file con un nuovo nome, se volete mantenere una versione originale con i metadati.

Rimuovere i metadati da diversi documenti

Se si desidera rimuovere proprietà da più documenti contemporaneamente, occorre usare Esplora risorse.

1. Aprire la cartella con i file di Excel in Esplora risorse
2. Selezionare i file necessari
3. Fate clic destro con il mouse e scegliete l’opzione Proprietà nel menu contestuale
4. Passate alla scheda Dettagli
5. Cliccate su “Rimuovi proprietà e informazioni personali” nella parte inferiore della finestra di dialogo
   
6. Selezionate “Rimuovi dal file le proprietà seguenti“
7. Selezionate le proprietà che volete rimuovere o fate clic su Seleziona tutto se si desidera rimuoverle tutte
8. Cliccate su OK
   

Proteggere le proprietà del documento

La protezione delle proprietà del documento e delle informazioni personali viene utilizzata nel caso in cui non si desidera che altre persone possano cambiare i metadati presenti nel documento.

1. Andate su FILE -> Informazioni
2. Cliccate su “Proteggi cartella di lavoro“
3. Scegliete l’opzione “Segna come finale” dal menu a discesa
   
4. Allora sarete informati che questa versione del documento sarà definitiva in modo che altre persone non potranno apportarvi modifiche. Premere su OK, oppure Annulla
   

Se si desidera consentire ad alcune persone di modificare il foglio di lavoro, dopo tutto, è possibile impostare una password per coloro che sono autorizzati a cambiare qualcosa nel documento.

1. Rimanete nella backstage view. Se siete tornati al foglio di lavoro, fate clic nuovamente sulla scheda FILE
2. Scegliere “Salva con nome” dal menu FILE
3. Aprite l’elenco a discesa Strumenti nella parte inferiore della finestra di dialogo Salva con nome
   
4. Inserite una password nella casella Password di scrittura
   
5. Cliccate su OK
6. Reinserite la password per conferma
7. Cliccate su OK
8. Scegliete la cartella dove volete salvare il documento e premete il pulsante Salva

Ora il documento è protetto da modifiche indesiderate. Ma fate attenzione! Le persone che conoscono la password possono facilmente rimuoverla dalla casella Password di scrittura, permettendo così agli altri lettori di modificare le informazioni nel foglio di lavoro.

Wow! Questo post mi è venuto un po’ lungo! Ho cercato di fornirvi tutte le informazioni che riguardano la visualizzazione, la modifica e la rimozione delle proprietà del documento, quindi spero che troverete risposte adeguate a tutti i vostri quesiti che coinvolgono i metadati.