#Excel – 4 sistemi per suddividere le celle in Excel

In questo articolo troverete diversi sistemi per dividere celle e intere colonne in Excel 2010 e 2013. Gli esempi e gli screenshot che illustrano l’uso delle funzionalità “Testo in colonne” e “Anteprima suggerimenti” così come le diverse formule utili a separare nomi, testo e valori numerici vi saranno di aiuto nella scelta dell’approccio migliore per suddividere i dati in Excel.

Solitamente, è necessario dividere le celle in Excel in due casi. In primo luogo, quando importate dati da alcuni database esterni o da una pagina web e tutte le voci vengono copiate in una sola colonna, mentre li volete in colonne separate. Un altro scenario riguarda invece la divisione dei dati di una tabella esistente per meglio filtrare, ordinare o effettuare un’analisi più dettagliata.

Dividere celle utilizzando il comando “Testo in colonne” di Excel

Questo comando si dimostra molto utile quando è necessario separare i dati presenti in una colonna in più colonne di Excel 2013, 2010, 2007 o 2003.

Il comando Testo in colonne consente la divisione di valori separati con delimitatori, nonché di dati che abbiano una larghezza fissa (quando tutti i valori contengono un certo numero di caratteri). Vediamo come funziona ognuno di questi scenari.

Dividere in colonne testo delimitato in Excel

Supponiamo che abbiate la lista dei partecipanti invitati ad una conferenza o ad un altro evento. Come potete vedere nello screenshot qui sotto, la prima colonna, la colonna A, elenca i nomi dei partecipanti, la provincia e la data di arrivo prevista:

Quello che vogliamo è dividere il testo in singole colonne in modo che la nostra tabella abbia le seguenti colonne da sinistra a destra: Cognome, Nome, Provincia, Data di arrivo e Stato.

1. Se la vostra tabella contiene una o più colonne accanto alla colonna che desiderate dividere, iniziate con l’inserimento di nuove colonne vuote nelle quali troveranno posto i dati che avrete diviso. Questo passaggio è necessario per fare in modo che i dati esistenti non vengano sovrascritti.
   Nel nostro esempio, abbiamo la colonna Stato a destra, dopo la colonna Partecipanti e vogliamo aggiungere nuove colonne come Nome, Provincia e Data di arrivo prima della colonna Stato.
   Se qualcuno lo avesse dimenticato, vi ricordo un modo rapido per inserire più colonne in Excel. Selezionate una colonna facendo clic sulla sua intestazione (la lettera di colonna) e trascinate a destra o a sinistra per selezionare il numero di colonne da inserire. A questo punto fate clic destro sulle colonne selezionate e scegliete Inserisci dal menu contestuale.
   
   Il risultato sarà simile a quello che vedete nello screenshot qui sotto (le nuove colonne sono state aggiunte alla sinistra di quelle selezionate):
   
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   Se non avete colonne adiacenti alla colonna che volete separare, questo passaggio non è necessario e si può saltare.
2. Selezionate la colonna che volete dividere, passare alla scheda DATI e fate clic sul pulsante Testo in colonne.
   
3. La procedura guidata “Conversione guidata testo in colonne” si apre e nel primo passaggio, è possibile scegliere il tipo di dati. Dal momento che i nostri dati sono delimitati da spazi e virgole, scegliamo il tipo Delimitato (il tipo a Larghezza fissa verrà spiegato un po’ più avanti). Al termine, fate clic su Avanti per continuare.
   
4. Nel passaggio successivo specificate i delimitatori che i dati contengono e il qualificatore di testo.
   Impostare i delimitatori. Se i dati sono separati con uno o più delimitatori, selezionate tutte le opzioni appropriate disponibili nella sezione Delimitatori o inserite il vostro delimitatore nella casella Altro.
   Nel nostro esempio, abbiamo impostato Virgola e Spazio come delimitatori e abbiamo selezionato l’opzione “Considera delimitatori consecutivi come uno solo”. Questa opzione aiuta a prevenire l’eccesso di analisi dei dati, ad esempio, se ci sono 2 o più spazi consecutivi tra le parole.
   
   Specificare il Qualificatore di testo. È possibile usare tale opzione se la colonna che si desidera dividere contiene dei valori racchiusi tra virgolette o apostrofi e si preferisce non dividere tali parti di testo trattandole come un unico valore. Ad esempio, se si sceglie una virgola come delimitatore e le virgolette (“) come qualificatore di testo, qualsiasi parola racchiusa tra ” “, ad esempio “Italia, Francia”, sarà messa in una cella unica. Se invece si seleziona “Nessuno” come qualificatore di testo, “Italia” sarà importata in una colonna e “Francia” in un’altra.
   Nella parte inferiore della finestra di dialogo, è possibile consultare la sezione “Anteprima dati“. Prima di fare clic su Avanti, è opportuno scorrere rapidamente verso il basso per assicurarsi che Excel abbia correttamente convertito tutti i dati in colonne.
5. Sono rimaste solo altre due cose da fare: scegliere il formato dei dati e selezionare la destinazione per le celle divise.
   È possibile scegliere il formato dei dati per ciascuna delle colonne in cui i dati vengono separati. Per impostazione predefinita, il formato Generale è fissato per tutte le colonne. Possiamo lasciare invariate le prime 3 colonne e modificare in formato Data la quarta colonna, il che sembra abbastanza logico visto che elenca le date di arrivo 🙂
   Per modificare il formato dei dati per una colonna particolare, fate clic sulla colonna nella sezione di anteprima dati al fine di evidenziarla e poi impostate il formato desiderato nella sezione “Formato dati per colonna”.
   
   Nello stesso passaggio della procedura guidata, è possibile scegliere la colonna di destinazione per i dati separati. Per fare questo, fate clic sull’icona di selezione intervallo  (nel gergo di Microsoft, si chiama icona “Comprimi finestra”) a destra della casella di destinazione e selezionate la colonna dove volete che le celle divise compaiano. Purtroppo, la procedura non è in grado di esportare le colonne separate in un altro foglio di calcolo o cartella di lavoro, si otterrebbe un errore di destinazione non valida.
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   Se non volete importare alcune colonne che vedete in anteprima dati, selezionatele e mettete la spunta su “Non importare colonna (salta)”.
6. Cliccate su Fine e avrete finito!
   

Separare testo di larghezza fissa in diverse colonne

Se i vostri dati sono costituiti da testo o valori numerici composti da un numero fisso di caratteri, è possibile dividere tali celle in diverse colonne nel modo seguente.

Ad esempio, abbiamo una tabella che elenca gli ID e i nomi dei prodotti, ogni ID prodotto è costituito da 9 caratteri e viene prima del nome del prodotto.

Ecco cosa dovete fare per dividere una colonna così in due colonne in Excel.

1. Avviate la procedura guidata “Conversione guidata testo in colonne” come spiegato nell’esempio precedente. Nel primo passaggio della procedura guidata, scegliete Larghezza fissa e fate clic su Avanti.
   
2. Impostate la larghezza delle colonne utilizzando la sezione di anteprima dati. Come potete vedere nello screenshot qui sotto, una linea verticale rappresenta un’interruzione di colonna e per creare una nuova linea di interruzione è sufficiente fare clic nella posizione opportuna. Facendo doppio clic su una linea di interruzione si elimina l’interruzione, e volete spostare l’interruzione in un’altra posizione, fate clic sulla linea e trascinatela con il mouse. In realtà, è possibile vedere le stesse istruzioni nella parte superiore della finestra di dialogo 🙂
   
   Dal momento che il nostro ID prodotto contiene 9 caratteri, ho impostato la linea di interruzione esattamente in questo punto, come mostrato nell’immagine qui sopra.
3. Nella fase successiva, scegliete il formato dei dati e la destinazione per le celle divise come spiegato nell’esempio precedente, e quindi fate clic sul pulsante Fine per completare il processo.

Dividere celle unite in Excel

Se avete unito alcune celle nel foglio di Excel e ora volete separarle di nuovo, andate alla scheda HOME > Allineamento, fate clic su una piccola freccia nera accanto al pulsante “Unisci e allinea al centro” e scegliete “Dividi celle” dal menu a tendina.

Questo dividerà le celle, ma non separerà i dati, in quanto i valori rimarranno tutti nella colonna di sinistra. Ahimè, occorrerà usare la funzione “Testo in colonne” anche in questo caso per dividere i dati presenti in una colonna in due o più colonne.

Separare dati in più colonne con l’Anteprima suggerimenti di Excel 2013

Questa è una funzionalità introdotta con Excel 2013 e ne avevamo già parlato diffusamente in questo articolo: Il comando “Anteprima suggerimenti”.

Se non avete familiarità con questa caratteristica, cercherò di spiegare brevemente il concetto. Questo strumento analizza i dati che si stanno inserendo nel foglio di lavoro e cerca di capire da dove si prendono i dati e come esattamente si vuole che appaiano in una nuova colonna. Una volta che Anteprima suggerimenti ha capito quello che stai facendo e rileva uno schema nei dati iniziali, proporrà dei suggerimenti e una serie di voci appariranno in tutta la nuova colonna, letteralmente in un lampo. Così, è possibile utilizzare questo strumento per prendere una parte dei dati che risiedono in una o più colonne e inserire solo questi dati in una nuova colonna. Penso che capirete meglio di cosa sto parlando dall’esempio che segue.

Prima di tutto, assicuratevi che l’opzione Anteprima suggerimenti sia abilitata. La si può trovare sulla scheda FILE > Opzioni > Impostazioni avanzate > Anteprima suggerimenti automatica.

Bene, ora andiamo a vedere come sia possibile fare in modo che parte del valore delle celle venga copiata automaticamente in altre celle. Una volta attivata la funzione Anteprima suggerimenti, iniziate a digitare la parte dei dati che desiderate avere in altre celle. Durante la digitazione, Excel tenterà di rilevare uno schema nei nuovi valori che si stanno immettendo e non appena percepisce il modello, le altre celle si popoleranno automaticamente di dati simili. Per avere un’idea di come funziona, date un’occhiata alla schermata qui sotto:

Come potete vedere, ho digitato solo un nome nella colonna B e Anteprima suggerimenti di Excel ha suggerito gli altri nomi della colonna A. Se si è soddisfatti con quello che Excel suggerisce, è sufficiente premere Invio e l’intera colonna sarà popolata con quella parte di testo (funziona anche con valori numerici). Questa è una caratteristica davvero intelligente, non è vero?

Se Anteprima suggerimenti è attivo nel vostro Excel, ma qualche volta non propone suggerimenti quando si stanno digitando dati che corrispondono ad un determinato modello, è possibile avviarlo manualmente cliccando DATI > Anteprima suggerimenti, o premendo Ctrl + E.

Come dividere le celle di Excel utilizzando le formule

Esiste una serie di formule che può rivelarsi molto utile quando si tratta di dividere celle o colonne di dati in Excel. In realtà, le seguenti cinque funzioni saranno sufficienti nella maggior parte dei casi – SINISTRA, STRINGA.ESTRAI, DESTRA, TROVA (o RICERCA) e LUNGHEZZA. Più avanti in questa sezione vi spiegherò brevemente a cosa serva ciascuna delle funzioni e vi fornirò esempi da poter copiare nei vostri fogli di lavoro.

Lo scenario più tipico nel quale potreste avere bisogno di queste formule è quando avete dei nomi presenti in una colonna a volete separarli in più colonne. L’immagine seguente mostra ciò che stiamo cercando di realizzare:

E potete facilmente dividere questi nomi “semplici” in 2 colonne utilizzando le seguenti formule:

Sentitevi liberi di copiare queste formule e incollarle nei vostri fogli di lavoro, basta ricordarsi di sostituire A2 con l’indirizzo della vostro prima cella con i dati.

Per coloro che fossero interessati a conoscere come funzionano queste formule, cercherò di spiegarlo più in dettaglio:

• Le funzioni RICERCA o TROVA. Si tratta di funzioni assolutamente identiche che cercano un valore di testo in una cella specificata.
  Sintassi della funzione: =RICERCA(testo; stringa; inizio) ovvero (quello che state cercando; dove volete effettuare la ricerca; la posizione del carattere da cui iniziare).
  Nel nostro esempio, RICERCA(” “; A2; 1) dice che vogliamo trovare uno spazio ” ” nella cella A2 e che la ricerca parte dal primo carattere.
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  Se la vostra ricerca inizia dal primo carattere, si può anche omettere il terzo argomento della sintassi (inizio), rendendo la formula più semplice =SINISTRA(A2; RICERCA(” “; A2)).
• Le funzioni SINISTRA e DESTRA. Recuperano rispettivamente la parte sinistra o destra del testo.
  Sintassi della funzione: =SINISTRA(testo; num_caratteri) ovvero (che testo considerare; il numero di caratteri da estrarre).
  Nel nostro esempio, =SINISTRA(A2; RICERCA(” “; A2; 1)) estrae la parte sinistra del testo della cella A2 fino al primo spazio trovato.
• La funzione LUNGHEZZA. Conta la lunghezza di una stringa, cioè il numero di caratteri nella cella specificata.
  Sintassi della funzione: =LUNGHEZZA(testo).
  Nel nostro esempio, LUNGHEZZA(A2) conta il numero di caratteri in A2.

Se i nomi nella vostra tabella contengono prefissi, nomi intermedi o suffissi, avrete bisogno di formule un po’ più complesse che includono la funzione STRINGA.ESTRAI.

Ecco le formule da utilizzare quando le celle che devono essere divise, oltre a cognome e nome, contengono anche titoli o appellativi.

Chiaramente, queste formule non funzionano solo per separare i nomi. Si possono utilizzare anche per dividere altri dati in più colonne. Ad esempio, è possibile utilizzare le seguenti formule per suddividere dei dati testuali separati da virgole.

Grazie di aver dedicato il vostro tempo alla lettura di quest’articolo!