#Excel – Come impedire l’inserimento di valori duplicati in Excel [Quick Tip]

Oggi parleremo di come impedire l’inserimento di duplicati in una colonna del foglio di lavoro di Excel. Questo suggerimento funziona in Microsoft Excel 2013, 2010, 2007 e precedenti.

Abbiamo trattato un argomento simile in uno dei nostri precedenti articoli. Così dovreste già sapere Come evidenziare automaticamente i duplicati alla digitazione di nuovi elementi.

Questo articolo vi aiuterà ad impedire che valori duplicati compaiano in una o più colonne del foglio di lavoro di Excel.

Come impedire l’inserimento di valori duplicati – 5 semplici passaggi

Excel dispone di Convalida dati – uno strumento ingiustamente dimenticato. Con il suo aiuto è possibile evitare molti degli errori che si verificano nei dati di Excel. Abbiamo già dedicato diversi articoli a questa utile funzione. Ed ora vedremo un semplice esempio del suo utilizzo.

Supponiamo che abbiate un foglio di lavoro denominato “Clienti” che include colonne come Nome, Telefono, email utilizzate per l’invio di newsletter. Così tutti gli indirizzi e-mail devono essere univoci. Seguite i passaggi che illustreremo per evitare di inviare due volte lo stesso messaggio ad uno stesso cliente.

1. Selezionate l’intera colonna in cui volete evitare valori duplicati. Fate clic sulla prima cella con i dati e, mantenendo premuto il tasto Maiusc, selezionate l’ultima cella. O semplicemente usate la combinazione Ctrl + Maiusc + Freccia giù. È importante che prima selezioniate la 1^ cella con i dati (non l’intestazione di colonna).
   
   INFO

   Se i dati sono in un semplice intervallo di celle e non in una tabella di Excel vera e propria, è necessario selezionare tutta la colonna, comprese le celle vuote, ad esclusione dell’intestazione di colonna, quindi tutte le celle da D2 a D1048576

   
2. Andate alla scheda DATI e fate clic sull’icona “Convalida dati” per aprire la finestra di dialogo.
   
3. Nella scheda Impostazioni, scegliete “Personalizzato” nell’elenco a discesa “Consenti”, e immettete =CONTA.SE($D:$D; D2)=1 nella casella Formula.
   
   Qui $D:$D rappresentano gli indirizzi della prima e dell’ultima cella nella colonna (nel nostro caso l’intera colonna). Vi invitiamo a prestare attenzione ai segni di dollaro che vengono utilizzati per indicare riferimenti assoluti. D2 è l’indirizzo della prima cella selezionata, non è un riferimento assoluto.
   Grazie a questa formula, Excel conta il numero di occorrenze del valore presente in D2 nell’intervallo D1: D1048576. Se è presente solo una volta, allora è tutto a posto. Quando lo stesso valore compare più volte, Excel visualizza un messaggio di avviso con il testo specificato nella scheda “Messaggio di errore”.
   INFO

   È possibile confrontare la vostra colonna anche con un’altra colonna per trovare i duplicati. La seconda colonna può essere in un altro foglio di lavoro o cartella di lavoro. Ad esempio, è possibile confrontare la colonna corrente con quella che contiene i messaggi di posta elettronica della lista nera dei clienti con i quali non si vuole più lavorare. 🙂
4. Passate alla scheda “Messaggio di errore”, e inserite il testo nei campi Titolo e Messaggio di errore. Excel vi mostrerà il testo non appena si tenta di immettere una voce duplicata nella colonna. Provate a scrivere informazioni precise e chiare per voi e i vostri colleghi. In caso contrario, dopo un mese o giù di lì si potrebbe dimenticare il senso dell’errore.
   Per esempio: Titolo: “Inserimento di email duplicata” Messaggio: “Hai inserito un indirizzo email che esiste già in questa colonna. Sono ammesse solo email univoche.”.
   
5. Fate clic su OK per chiudere la finestra di dialogo “Convalida dati”.

Ora, quando si tenterà di inserire un indirizzo già esistente nella colonna, verrà visualizzato un messaggio di errore con il vostro testo. La regola funziona sia se si inserisce un nuovo indirizzo in una cella vuota per un nuovo cliente,  sia se si tenta di sostituire un email per un cliente esistente:

Se la regola “Nessun duplicato ammesso” può avere eccezioni 🙂

Al quarto passaggio scegliete “Avviso” o “Informazione” dall’elenco a discesa Stile. Il comportamento del messaggio di avviso cambierà di conseguenza:

Avviso: i pulsanti nella finestra di dialogo si trasformeranno in Sì / No / Annulla. Se si sceglie Sì, il valore immesso verrà aggiunto. Premendo No oppure Annulla si torna alla modifica della cella. No è il pulsante di default.

Informazione: i pulsanti del messaggio di avviso saranno Ok e Annulla. Se si fa clic su OK (quella di default), verrà aggiunto un duplicato. Annulla vi porterà indietro alla modalità di modifica.