Nello scorso articolo abbiamo esplorato le modalità per convertire i fogli di calcolo di Excel in formato HTML. Ma oggi, visto che tutti sembrano spostarsi verso il cloud, perché noi non dovremmo? Le nuove tecnologie di condivisione dei dati on-line di Excel rappresentano un modo più semplice e forniscono alcune nuove opportunità dalle quali si può trarre beneficio.
Con l’emergere di Excel Online, non è più necessario utilizzare l’ingombrante codice HTML per esportare delle tabelle per il web. Basta salvare la cartella di lavoro on-line e accedere letteralmente da qualsiasi luogo, condividere con altri utenti e lavorare nello stesso foglio tutti insieme. Con Excel Online è anche possibile, in modo molto semplice, incorporare il foglio di lavoro su un sito web o blog e lasciare che i tuoi visitatori interagiscano con esso per trovare solo le informazioni che stanno cercando.
Più avanti in questo articolo, ci accingeremo ad esplorare tutte queste e molte altre funzionalità fornite da Excel Online.
Come spostare on-line i fogli di calcolo di Excel 2013
Se avete poca esperienza del cloud in generale, e di Excel Online in particolare, il modo più semplice per iniziare è la condivisione di una cartella di lavoro esistente utilizzando la familiare interfaccia di Excel 2013 desktop.
Tutti i fogli di calcolo di Excel Online vengono memorizzati sul servizio web Microsoft OneDrive (ex SkyDrive). Come probabilmente saprete, questo storage online esiste da un po’, ma ora è integrato in Microsoft Excel come un’opzione di interfaccia, accessibile in un click. Inoltre, i vostri invitati, vale a dire gli altri utenti con i quali condividete il foglio di calcolo, non hanno più bisogno di un account Microsoft per visualizzare e modificare i file di Excel che avrete condiviso.
Se non avete ancora un account Microsoft OneDrive, è possibile iscriversi ora. Questo servizio è facile, gratuito e sicuramente merita la vostra attenzione, perché la maggior parte delle applicazioni di Office 2013, non solo Excel, supporta Microsoft OneDrive. Una volta effettuato l’accesso, procedete con i seguenti passaggi.
1. Accedete al vostro account Microsoft
Assicuratevi di essere connessi con il vostro account Microsoft anche da Excel 2013. Nella cartella di lavoro di Excel, guardate in alto a destra. Se vedete il vostro nome e la vostra foto, potete saltare questo passaggio, altrimenti fate clic sul link “Accedi“.
Excel visualizzerà un messaggio chiedendovi conferma che volete veramente consentire ad Office di connettersi ad Internet. Fate clic su Sì, e quindi immettere le vostre credenziali Windows Live.
2. Salvate il foglio di calcolo di Excel sul cloud
Verificate di avere aperto la cartella di lavoro corretta, cioè quella che desiderate condividere on-line, solo per essere sicuri 🙂 . In questo esempio, condividerò la suddivisione di una spesa condominiale tra i diversi condomini, in modo che tutti possano consultarla e saldare la quota di pertinenza.
Con la giusta cartella di lavoro aperta, accedete alla scheda FILE, fate clic su Condividi nel pannello di sinistra. L’opzione che vi permette di invitare altre persone sarà selezionata per impostazione predefinita e fate clic su “Salva nel Cloud” nel riquadro di destra.
Dopo di che, scegliete un percorso sul cloud per salvare il file di Excel. Microsoft OneDrive è la prima opzione e la si vedrà sulla destra selezionata di default: sarà sufficiente scegliere la cartella di destinazione nel riquadro di sinistra.
Il mio file era già salvato all’interno della cartella Documenti e la si vede nell’elenco “Cartelle recenti”. È possibile scegliere qualsiasi altra cartella facendo clic sul pulsante Sfoglia sotto l’elenco delle cartelle recenti o crearne una nuova cliccando col tasto destro in qualsiasi punto della parte destra della finestra di dialogo Salva con nome e selezionando Nuovo > Cartella dal menu contestuale. Con la cartella corretta selezionata, fare clic sul pulsante Salva.
3. Condividete il foglio di lavoro che avete salvato online
La cartella di lavoro di Excel è già online ed è possibile visualizzarla sul vostro OneDrive. Se volete condividere il foglio di calcolo online con altri, vi manca un ultimo passo da compiere, di scegliere una delle seguenti opzioni di condivisione offerte da Excel 2013:
- Invita utenti (impostazione predefinita). Basta inserire gli indirizzi email del contatto(i) con i quali desiderate condividere il vostro foglio di lavoro di Excel. Durante la digitazione, il completamento automatico di Excel confronterà l’immissione con i nomi e gli indirizzi in rubrica e visualizzerà un elenco a discesa di voci tra cui scegliere. Se volete aggiungere diversi contatti, per separarli digitate un punto e virgola. Inoltre, è possibile fare clic sull’icona della Rubrica
per cercare i contatti nel proprio elenco indirizzi globale.
È possibile autorizzare i contatti alla visualizzazione o alla modifica, scegliendo l’opzione corrispondente dal menu a tendina sulla destra. Se si aggiungono numerosi invitati, le autorizzazioni vengano applicate a tutti, ma sarete poi in grado di modificarle per ogni contatto in seguito.
È inoltre possibile includere un messaggio personale all’invito. Se non si immette nulla, Excel aggiungerà per vostro conto un invito generico.
Infine, è possibile scegliere se l’utente sarà tenuto ad accedere al proprio account Windows Live prima di poter accedere al foglio di lavoro online. Non mi viene in mente nessuna ragione particolare per cui si debba fare questa scelta, ma sappiate che è possibile.
Al termine, fate clic sul pulsante Condividi. Ciascuno dei contatti invitati riceverà un messaggio di posta elettronica contenente un collegamento al file condiviso. Essi dovranno semplicemente fare clic sul link per aprire il foglio di calcolo di Excel Online, su OneDrive.
Facendo clic sul pulsante Condividi, Excel visualizzerà la lista dei contatti con cui avete condiviso il file. Se desiderate rimuovere qualcuno dalla lista o modificarne le autorizzazioni, fate clic destro sul nome e scegliete l’opzione corrispondente dal menu contestuale.
- Collegamento di condivisione. Se volete condividere il vostro foglio di Excel Online con molte persone, un modo più veloce potrebbe essere l’invio di un link al file, ad esempio, utilizzando una lista di distribuzione di Outlook oppure una mailing list. Si sceglie “Collegamento di condivisione” nel riquadro di sinistra e nella parte destra potrete avere sia un collegamento abilitato alla sola visualizzazione, sia uno abilitato anche alla modifica.
- Invia a social network. Il nome di questa opzione è autoesplicativo e non richiede quasi nessuna spiegazione, forse solo un’osservazione. Se avete scelto questa opzione di condivisione, ma non vedete l’elenco dei social network nel riquadro di destra, fate clic sul collegamento “Connetti a social network” e sarete in grado di scegliere i vostri social preferiti.
- Posta elettronica. Se preferite inviare la cartella di lavoro di Excel come allegato (come un normale file di Excel, come PDF o XPS), scegliete Posta elettronica sulla sinistra e l’opzione appropriata sulla destra.
È tutto! La vostra cartella di lavoro di Excel 2013 è online e condivisa con altri utenti scelti da voi. E anche se non state collaborando con nessuno, questo è un modo semplice per accedere ai file di Excel virtualmente da qualsiasi luogo, non importa se si è in ufficio, se si sta lavorando da casa o mentre si è in viaggio.
Lavorare con le cartelle di lavoro in Excel Online
Se siete abitanti fiduciosi dell’universo Cloud, non avrete alcun problema con l’utilizzo di Excel Online.
Come creare una cartella di lavoro in Excel Online
Per creare una nuova cartella di lavoro, fate clic su una piccola freccia accanto a Nuovo e selezionate Cartella di lavoro di Excel dall’elenco a discesa.
Per rinominare la cartella di lavoro online, fate clic sul nome di default del file e digitate un nuovo nome.
Per caricare una cartella di lavoro esistente in Excel Online, fate clic sul pulsante Carica nella barra degli strumenti di OneDrive e cercate il file sul vostro computer.
Come modificare le cartelle di lavoro in Excel Online
Una volta che la vostra cartella di lavoro è aperta su Excel Online, è possibile lavorarci utilizzando Excel Web App quasi nello stesso modo in cui si utilizza Excel desktop: inserire i dati, ordinare e filtrare, calcolare con le formule e presentare i dati visivamente con i grafici.
C’è solo una differenza significativa tra fogli di calcolo web-based e desktop. Excel Online non ha il pulsante Salva perché salva automaticamente le cartelle di lavoro. Se avete cambiato idea su qualcosa, premete Ctrl + Z e Ctrl + Y rispettivamente per annullare o ripetere. Allo stesso scopo, è anche possibile utilizzare i pulsanti appositi situati nella scheda HOME > gruppo Annulla.
Modifiche veloci al file possono così essere eseguite direttamente nel browser web. Se necessitate invece di ulteriori funzionalità avanzate di analisi dei dati come tabelle pivot, sparkline o la connessione ad un’origine dati esterna, fate clic su Modifica in Excel per passare alla versione desktop.
Quando salverete il foglio di calcolo nel vostro Excel desktop, esso verrà salvato nella posizione in cui è stato originariamente creato, vale a dire nel vostro OneDrive.
Come condividere i fogli di calcolo di Excel Online con altri utenti
Per condividere un foglio di calcolo di Excel Online, fate clic su Condividi e quindi scegliete:
- Invita persone digitando poi gli indirizzi email delle persone con le quali desiderate condividere la cartella di lavoro
- URL di collegamento per incollarlo in un messaggio e-mail, una pagina web o sui siti di social media
Potete inoltre scegliere se desiderate dare ai vostri contatti i permessi in visualizzazione oppure in modifica.
Quando più utenti stanno modificando il foglio di lavoro contemporaneamente, Excel Online mostra la loro presenza e gli aggiornamenti che stanno apportando immediatamente, a condizione che ognuno stia modificando il file in Excel Online e non in Excel desktop. Quando fate clic su una piccola freccia accanto al nome della persona nell’angolo in alto a destra del foglio di calcolo, potete anche vedere esattamente quale cella sia in fase di modifica in quel momento.
Come bloccare la modifica di alcune celle in un foglio di lavoro condiviso online
Se condividete i fogli online con un certo numero di persone, vi consigliamo di consentire la modifica solo a determinate celle, righe o colonne. Per fare questo, è necessario scegliere l’intervallo (o gli intervalli) per il quale si vuole consentire la modifica sull’interfaccia desktop di Excel e quindi proteggere il foglio di lavoro.
- Selezionate l’intervallo di celle che gli utenti possono modificare, andate alla scheda REVISIONE e fate clic su “Consenti agli utenti la modifica degli intervalli” nel gruppo Revisioni.
- Nella finestra di dialogo “Consenti agli utenti la modifica degli intervalli”, fate clic sul pulsante Nuovo…, verificate che il campo sia corretto e fate clic su “Proteggi foglio”. Se desiderate consentire agli utenti di modificare più campi, fate di nuovo clic sul pulsante Nuovo….
- Immettete la password due volte e caricate il foglio protetto su Onedrive
Utilizzare Excel Web App per incorporare il foglio di lavoro online su un sito web o su un blog
Se volete pubblicare la cartella di lavoro di Excel in un sito web o in un blog, seguite questi 3 veloci passaggi in Excel Web App:
- Dall’elenco dei file di OneDrive, fate clic destro sul file da incorporare. Scegliete “Incorpora” e quindi fare clic sul pulsante Genera.
- Nella fase successiva, deciderete esattamente come volete che il vostro foglio di lavoro apparirà sul web. Sono disponibili le seguenti opzioni di personalizzazione dopo aver cliccato su “Personalizza il modo in cui gli altri visualizzeranno questa cartella di lavoro incorporata“
- Sezione “Elementi da visualizzare“. Essa consente di incorporare l’intera cartella di lavoro o una sua parte, come un intervallo di celle, una tabella pivot ecc.
- Aspetto. In questa sezione, è possibile personalizzare l’aspetto del tuo lavoro (visualizzare e nascondere le linee della griglia e le intestazioni di colonna, includere un link per il download)
- Interazione. Consentire o non consentire agli utenti di interagire con il foglio di calcolo. Ordinare, filtrare e digitare nelle celle. Se si consente la digitazione, i cambiamenti che altre persone fanno nelle celle sul web non verranno salvate nella cartella di lavoro originale. Se si vuole che una certa cella sia selezionata quando la pagina web si apre, selezionate l’opzione “Iniziare sempre con la cella selezionata”, e quindi fate clic sulla cella che si desidera sull’anteprima visualizzata nella parte destra della finestra
- Dimensioni. Digitate la larghezza e l’altezza in pixel per il visualizzatore del foglio di calcolo. Per vedere come apparirà il visualizzatore con le dimensioni che avete definito, cliccate sul link “Visualizza dimensioni effettive” nella parte superiore dell’anteprima. Basta tenere a mente che è possibile specificare un minimo di 200 x 100 pixel e un massimo di 700 x 655 pixel. Se si desidera utilizzare altre dimensioni, al di fuori di questi limiti, potrete farlo in seguito direttamente sul sito web o blog oppure utilizzando un qualsiasi editor HTML.
- Tutto ciò che rimane è fare clic sulla casella di testo alla sezione “Codice di incorporamento”, copiare il codice HTML (o JavaScript) e incollarlo sul vostro blog o sito web.
Excel Web App incorporata
Quello che vedete qui sotto è un foglio di calcolo di Excel interattivo che dimostra la tecnica in azione. Provate a modificare l’importo delle spese da suddividere e sperimentate i risultati.
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