#Excel – Come pubblicare file di Excel sul web

Se avete creato una bella tabella di Excel e ora desiderate pubblicarla on-line come una pagina web, il modo più semplice è quello di esportarla in un vecchio buon file html. In questo articolo, ci accingeremo ad esplorare le modalità di conversione dei dati di Excel in formato HTML, analizzare i pro e i contro, e presentare il processo di conversione step-by-step.

Convertire tabelle di Excel in HTML utilizzando l’opzione “Salva come pagina Web”

Usando questo metodo è possibile salvare un’intera cartella di lavoro o parte di essa, come ad esempio un intervallo selezionato di celle o grafici, in una pagina web statica (.htm o .html) in modo che chiunque possa visualizzare i dati di Excel sul web.

Ad esempio, supponiamo che abbiate creato un report in Excel ricco di funzionalità e che ora vogliate esportare tutte le immagini, assieme ad una tabella pivot ed al grafico, sul sito web della vostra azienda, in modo che i vostri colleghi possano visualizzare tutto on-line nei loro browser senza aprire Excel.

Per convertire i dati di Excel in formato HTML, effettuate le seguenti operazioni. Queste istruzioni si applicano a tutte le versioni “recenti” di Excel (2013, 2010 e 2007):

1. Sulla cartella di lavoro, accedere alla scheda FILE e scegliere “Salva con nome“. Se desiderate esportare solo una parte dei dati, ad esempio, un intervallo di celle, la tabella pivot o il grafico, dovrete prima selezionarlo
2. Nella finestra di dialogo “Salva con nome“, scegliete una delle seguenti opzioni:
   • Pagine Web (.htm, .html). Consente di salvare il lavoro o la selezione in una pagina web e creare una cartella di supporto in cui verranno memorizzati tutti i file di supporto della pagina, come immagini, elenchi puntati e texture di sfondo
   • Pagina Web in file unico (.mht; .mhl). Consente di salvare il lavoro o la selezione in un unico file con file di supporto incorporati nella pagina web
     
3. Se avete selezionato un intervallo di celle, una tabella o un grafico prima di fare clic su “Salva con nome”, allora selezionate il pulsante di opzione “Seleziona”, fate clic su Salva e avrete quasi finito
   
   Se non avete selezionato nulla, continuate con i seguenti passaggi.
   • Per salvare l’intera cartella di lavoro, compresi tutti i fogli di lavoro, i grafici e le schede per la navigazione tra i fogli, selezionate “Tutta la cartella”
   • Per salvare il foglio di lavoro corrente, scegliete “Seleziona: Foglio”. Nella fase successiva, dovrete scegliere se pubblicare l’intero foglio di lavoro o alcuni degli elementi.
     
     In questa fase è anche possibile impostare un titolo per la pagina web cliccando sul pulsante “Cambia titolo…” nella parte destra della finestra di dialogo. Potrete però anche impostarlo o modificarlo in un secondo momento, come descritto al punto 6.
4. Fate clic sul pulsante Pubblica: verrà aperta la finestra di dialogo “Pubblica come pagina Web”. Vediamo brevemente ciascuna delle opzioni disponibili
5. Elemento da pubblicare. Qui si sceglie quale parte(i) della cartella di lavoro di Excel si desidera esportare in una pagina web. Nell’elenco a discesa accanto a “Scegliere”, abbiamo le seguenti scelte:
   • Tutta la cartella. L’intera cartella di lavoro verrà pubblicata, compresi tutti i fogli di lavoro e le schede per navigare tra i fogli
   • Tutto il foglio di lavoro o alcuni elementi del foglio di lavoro, come le tabelle pivot, i grafici, intervalli filtrati e intervalli di dati esterni. Selezionate “Elementi in nomefoglio“, e poi scegliete “Tutto il contenuto” oppure elementi particolari
     
   • Intervallo di celle. Selezionate “Intervallo di celle” nell’elenco a discesa e quindi fare clic sull’icona di selezione intervallo per selezionare le celle che si desidera pubblicare
   • Elementi già pubblicati. Selezionate questa opzione se volete ripubblicare un foglio di lavoro o alcuni elementi che avete già pubblicato. Se preferite non ripubblicare un determinato elemento, selezionate la voce nell’elenco e fate clic sul pulsante “Rimuovi”
6. Titolo della pagina web. Per aggiungere un titolo che verrà visualizzato nella barra del titolo del browser, fate clic sul pulsante Cambia accanto al titolo: e digitate il titolo desiderato
   
7. Fate clic sul pulsante Sfoglia accanto al “Nome file” e scegliete il disco rigido, la cartella, la cartella web, il server web, il sito HTTP o l’indirizzo FTP in cui desiderate salvare la pagina web
   INFO

   Se state convertendo una cartella di lavoro di Excel in un file HTML per la prima volta, ha senso salvare prima la pagina web sul disco rigido locale in modo da poter apportare le correzioni necessarie prima di pubblicare la pagina sul Web o sulla rete locale. Si può anche scegliere di esportare il file di Excel in una pagina Web esistente a condizione che si disponga delle autorizzazioni di modificarla. In questo caso, dopo aver fatto clic sul pulsante Pubblica, verrà visualizzato un messaggio che richiede di scegliere se si desidera sovrascrivere il contenuto della pagina web esistente o aggiungere i vostri dati alla fine della pagina web. Nel primo caso, fate clic su Sostituisci; nell’ultimo caso, fate clic su Aggiungi file.
8. Selezionare “Ripubblica automaticamente ogni volta che la cartella di lavoro viene salvata“, se si vuole fare in modo che la cartella di lavoro o gli elementi selezionati vengano ripubblicati automaticamente dopo ogni salvataggio della cartella di lavoro. Spiego la funzione “Ripubblica automaticamente” in dettaglio più avanti in questo articolo.
9. Selezionate l’opzione “Apri nel browser la pagina Web pubblicata” nel caso in cui desideriate visualizzare la pagina Web subito dopo il salvataggio
10. Fate clic sul pulsante Pubblica e avete finito!

Come potete vedere dallo screenshot qui sotto, la nostra tabella di Excel sembra abbastanza bella, anche se la formattazione originale si è un po’ persa e sono assenti i piccoli grafici sparkline sotto la tabella pivot.

5 cose che dovreste sapere sulla conversione di un file Excel in formato HTML

Quando si utilizza la funzione di Excel “Salva come Pagina web”, è importante capire come funzionano le sue caratteristiche principali, al fine di evitare gli errori più tipici e prevenire alcuni comuni messaggi di errore. Questa sezione fornisce una rapida panoramica delle opzioni alle quali si dovrebbe prestare particolare attenzione quando si esporta un foglio di calcolo di Excel in formato HTML.

1. File di supporto e collegamenti ipertestuali

Come sapete, le pagine web contengono spesso immagini e altri file di supporto, nonché collegamenti ipertestuali ad altri siti web. Quando si converte un file di Excel in una pagina Web, Excel gestisce automaticamente i file e i relativi collegamenti ipertestuali per voi e li salva nella cartella dei file di supporto, denominata NomeCartella_file.

Quando si salvano file di supporto, come punti elenco, grafica e texture di sfondo nello stesso server web, Excel mantiene tutti i collegamenti come collegamenti relativi. Un link relativo (URL) punta ad un file all’interno dello stesso sito web; specifica solo il nome del file o della cartella radice, piuttosto che l’indirizzo del sito completo (ad es href=”/images/001.png”). Quando si elimina qualsiasi elemento salvato come collegamento relativo, Microsoft Excel rimuove automaticamente il file corrispondente dalla cartella di supporto.

Quindi, la regola principale è quella di mantenere sempre la pagina web e i file di supporto nella stessa posizione, altrimenti la vostra pagina web potrebbe non visualizzare correttamente tutti gli elementi. Se si sposta o si copia la pagina web in un’altra posizione, assicuratevi di spostare la cartella di supporto nella stessa posizione per mantenere operativi i collegamenti. Se si ri-salva la pagina Web in un altra posizione, Microsoft Excel copierà la cartella di supporto in modo automatico.

Quando si salvano pagine web in posizioni diverse oppure se i file di Excel contengono collegamenti ipertestuali a siti web esterni, vengono creati collegamenti assoluti. Un collegamento assoluto specifica il percorso completo di un file o di una pagina web alla quale si può accedere da qualsiasi punto, ad esempio, www.tuo-dominio/prodotti/product1.htm.

2. Effettuare modifiche e ri-salvare una pagina Web

In teoria, è possibile salvare la cartella di lavoro di Excel come una pagina Web, poi aprire nuovamente la pagina web risultante in Excel, apportare modifiche e ri-salvare il file. Tuttavia, in questo caso, alcune funzionalità di Excel non saranno più funzionanti. Ad esempio, tutti i grafici contenuti nella cartella di lavoro diventeranno immagini separate e non sarete più in grado di modificarli in Excel.

Quindi, la pratica migliore è quella di mantenere la vostra cartella di lavoro di Excel originale aggoirnata, apportare le modifiche nella cartella di lavoro, sempre salvarla come cartella di lavoro (.xlsx) e poi salvare nuovamente come pagina Web (.htm o .html).

3. Ripubblicare automaticamente una pagina Web

Se avete selezionato la casella di controllo “Ripubblica automaticamente” nella finestra di dialogo “Pubblica come pagina Web”, come mostrato al punto 8, allora la vostra pagina web viene aggiornata automaticamente ogni volta che si salva la cartella di lavoro di Excel. Questa è un’opzione molto utile, che consente di mantenere sempre una copia on-line aggoirnata della tabella di Excel.

Se è stata attivata la funzione “Ripubblica automaticamente”, ogni volta che si salva la cartella di lavoro verrà visualizzato un messaggio che chiederà se si desidera attivare o disattivare “Ripubblica automaticamente”. Se si desidera fare in modo che il foglio di calcolo di Excel venga ripubblicato automaticamente, naturalmente selezionate “Abilita” … e fate clic su OK.

Tuttavia, ci sono alcune circostanze in cui non si può decidere di ripubblicare il foglio di calcolo o gli elementi selezionati automaticamente, ad esempio, se il file di Excel contiene informazioni confidenziali oppure se viene modificato da qualcuno che non è una fonte attendibile. In questo caso, è possibile rendere temporaneamente o permanentemente non disponibile “Ripubblica automaticamente”.

Per disattivare temporaneamente “Ripubblica automaticamente”, selezionate la prima opzione “Disattiva Ripubblicazione automatica quandola cartella di lavoro è aperta” nel messaggio di cui sopra. Questo disattiva automaticamente la ripubblicazione per la sessione corrente, ma sarà attivata di nuovo la prossima volta che si aprirà la cartella di lavoro.

Per disattivare permanentemente “Ripubblica automaticamente” per tutti o alcuni degli elementi selezionati, aprite la cartella di lavoro di Excel, scegliete di salvarla come pagina Web e quindi fate clic sul pulsante Pubblica. Nell’elenco Scegliere, sotto “Elemento da pubblicare”, selezionate l’elemento che non si vuole ripubblicare e fate clic sul pulsante Rimuovi.

4. Caratteristiche di Excel non supportate nelle pagine web

Purtroppo, un paio di caratteristiche molto utili e popolari di Excel non sono supportate quando si convertono i fogli di lavoro di Excel in HTML:

• La formattazione condizionale non è supportata quando si salva un foglio di calcolo di Excel come Pagina web in file unico (.mht, .mhtml), quindi assicuratevi di salvarlo invece come Pagina Web (.htm, .html). Anche barre dati, scale di colori, e set di icone non sono supportati nel formato pagina web.
• Anche il testo ruotato o verticale non è supportato quando si esportano i dati di Excel on-line in una pagina Web. Ogni testo ruotato o verticale nella cartella di lavoro verrà convertito in testo orizzontale.

5. I problemi più comuni durante la conversione dei file di Excel in formato HTML

Quando si converte una cartella di lavoro di Excel in una pagina Web, si può incorrere nei seguenti problemi noti:

• Il contenuto delle celle (testo) viene troncato o non viene visualizzato completamente. Per evitare che il testo venga tagliato, è possibile disattivare l’opzione di testo a capo, oppure accorciare il testo, oppure ampliare la larghezza della colonna, e anche assicurarsi che il testo sia allineato a sinistra
• Gli elementi salvati in una pagina Web esistente, appaiono sempre nella parte inferiore della pagina, mentre li volete in alto o al centro della pagina. Questo è un comportamento normale quando si sceglie di salvare il file di Excel come una pagina web esistente. Per spostare i dati di Excel in un’altra posizione, o modificate la pagina web risultante in un editor HTML o sistemate gli elementi nella cartella di lavoro di Excel per salvarla nuovamente come pagina web
• I link sulla pagina web sono corrotti. La ragione più ovvia è che vi siete spostati o che la pagina Web o la cartella di supporto è in un’altra posizione
• Una croce rossa (X) viene visualizzata nella pagina Web. Una X rossa indica un’immagine mancante o altri elementi grafici. Essa può corrompersi per la stessa ragione dei collegamenti ipertestuali. Basta fare in modo di tenere sempre la pagina web e la cartella di supporto nella stessa posizione.

Beh, abbiamo esplorato le modalità per convertire i fogli di calcolo di Excel in formato HTML.

Nel prossimo articolo ci accingeremo a continuare questo argomento, approfondendo le modalità di pubblicazione dei dati di Excel online utilizzando le Excel Web App ed Excel online.