Excel è un programma fenomenale, soprattutto quando ha a che fare con dati “standard”. Ma, una volta che si volesse utilizzarlo con dati non “ottimizzati per lui”, potremmo andare incontro ad una certa frustrazione. Soprattutto quando avessimo da gestire grandi insiemi di dati. Mi sono imbattuto in uno di questi problemi di formattazione recentemente.
Sorprendentemente, sembra essere un problema abbastanza onnipresente quando inseriamo numeri con trattini o barre, e Excel decide autonomamente che questi siano date (o orari), oppure quando vogliamo inserire numeri telefonici e lo zero iniziale viene eliminato. Quindi, purtroppo, alla domanda: “E’ possibile disabilitare la formattazione automatica?”, la risposta è: “No”. Ma ci sono diversi modi per risolvere il problema della formattazione, se si frappone tra voi e i vostri dati.
La pre-formattazione delle celle
E’ davvero una soluzione semplice e rapida se si stanno inserendo dati in un foglio di lavoro:
- Basta selezionare l’intervallo in cui dovrete inserire i vostri dati “speciali”. Può essere una colonna o un numero di colonne. È anche possibile selezionare l’intero foglio di lavoro (premere Ctrl + 5 – quello del tastierino numerico – per farlo nel modo più veloce)
- Fare clic destro sull’intervallo e selezionare “Formato celle…“, oppure premere Ctrl + 1 (questa volta quello sopra alla tastiera alfabetica)
- Selezionare “Testo” nell’elenco “Categoria:” della scheda “Numero”
- Fare clic su OK
Questo è tutto: tutti i valori inseriti in questa colonna o foglio di lavoro manterranno il loro aspetto originale: che si tratti di 1-4, Mar/5 oppure 08145789. Essi saranno considerati come testo e saranno allineati a sinistra.
Alcune soluzioni più “automatizzate”
È possibile automatizzare questa attività sia a livello di foglio di lavoro che di singola cella.
A livello di foglio di lavoro, è possibile creare un modello di foglio di lavoro che è possibile utilizzare in qualsiasi momento:
- Formattate il foglio di lavoro come testo seguendo la procedura descritta sopra;
- Salva con nome… – tipo di file “Modello di Excel”. Ora, ogni volta che avrete bisogno di un foglio formattato come testo, lo avrete pronto nei vostri template.
Se avete bisogno di singole celle formattate come testo, potete invece creare un vostro stile di cella in Stili nella scheda HOME della barra multifunzione. Creato una volta, è possibile applicarlo rapidamente all’intervallo selezionato di celle e poi inserire i dati.
Usare la procedura guidata di importazione dei dati in Excel per aprire file CSV esistenti
La soluzione #1 spesso non ha funzionato per me, perché avevo già i dati in un file CSV, sul web o altrove. Potreste non riconoscere i record se si tenta di aprire semplicemente un file .csv in Excel. Quindi la questione diventa un po’ più “dolorosa” quando si cerca di lavorare con dati esterni.
Eppure c’è un modo per affrontare anche questo problema. Excel dispone di una procedura guidata che è possibile utilizzare. Con Excel 2013 i passaggi sono i seguenti:
- Andate alla scheda DATI e trovate il primo gruppo della barra multifunzione: “Carica dati esterni”
- Cliccate su “Da testo” e cercate il file con i vostri dati
- Scegliete il delimitatore che vi permette di incolonnare correttamente i vostri dati (dipende da come è strutturato il file che dovete importare)
- Nell’ultimo passaggio della procedura guidata, dovrete poi selezionare “Testo” nella sezione “Formato dati per colonna”
Non vi ho fornito una soluzione infallibile che vi possa permettere di dimenticare i vostri problemi di formattazione, ma tenere a mente queste due soluzioni vi farà risparmiare un po’ di tempo, lasciandovi a pochi click dal vostro obiettivo.
