Qualche articolo fa abbiamo iniziato a esplorare le varie caratteristiche e funzionalità della formattazione condizionale in Excel 2007, 2010 e 2013. Il nostro viaggio è poi proseguito con quest’articolo nel quale entravamo ancora un po’ nel dettaglio. Tali articoli introducono la formattazione condizionale dalle basi, ma se ve la sentite possiamo proseguire e vedere quali altre opzioni di formattazione abbiamo e come le si possa sfruttare per i nostri progetti.
Quando si fa clic sul pulsante “Formattazione condizionale” della barra multifunzione di Excel, si apre un menu a tendina che ci elenca alcune regole di formattazione predefinite. Passiamole ora in rassegna.
Formattazione condizionale di Excel con “Set di icone”
La formattazione condizionale con set di icone vi aiuterà a rappresentare visivamente i dati con frecce, forme, segni di spunta, bandiere, stelle e altri oggetti.
Questi si possono applicare cliccando su Formattazione condizionale > Set di icone, e le icone appariranno subito all’interno delle celle selezionate.
Nello screenshot qui sopra, potete vedere una tabella che elenca le spese di casa: Excel ha inserito dei cerchi verdi nelle celle con i valori più alti e cerchi rossi in quelle con i valori più bassi. Non posso dire che Excel abbia interpretato i dati nel modo che volevo, quindi cerchiamo di personalizzare un po’ il set di icone. Per fare questo, fate clic su “Altre regole …” sotto l’elenco dei set di icone, al fine di visualizzare la finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”.
Da qui si è in grado di scegliere altre icone e assegnarle a valori diversi. Io ho deciso di rimanere con le stesse icone, assegnandole però in modo diverso:
Suggerimenti:
- Per modificare l’ordine delle icone, fate clic sul pulsante “Inverti ordine icone”;
- Per nascondere i valori delle celle, selezionate la casella di controllo “Mostra solo icona”;
- Per assegnare le icone in base al valore di una cella invece di specificare un numero o una percentuale, digitate l’indirizzo della cella nella casella “Valore” oppure fate clic sull’icona “intervallo di selezione” per selezionare una cella, come mostrato nello screenshot qui sotto.
Come applicare un set di icone in base ai valori di altre celle
È opinione comune che la formattazione condizionale con set di icone di Excel possa essere utilizzata solo per formattare le celle in base ai propri valori. Ma questo è un abbaglio. Con appena un po’ di creatività, è possibile assegnare icone a seconda dei valori delle altre celle della riga o in base al valore di un’altra cella, come mostrato negli esempi seguenti.
Esempio 1. Applicare un set di icone in base alle altre celle della riga (vuote contro non-vuote)
Supponiamo di avere un elenco di prodotti con alcuni altri dettagli aggiuntivi, come le quantità presenti in magazzino, le consegne e altre informazioni. Vogliamo ora aggiungere delle icone all’inizio di ogni riga a seconda che le altre celle nella stessa riga siano vuote o meno. Cioè, si aggiungerà un “segno di spunta” nella colonna A, se tutte le celle della riga sono riempite con i dati, un “punto esclamativo” se alcune celle sono vuote, e l’icona di una “croce” se tutte le celle della riga sono vuote. Per utilizzare un set di icone di Excel in questo modo, effettuate le seguenti operazioni:
- Aggiungete una colonna vuota all’inizio della vostra tabella (colonna A);
- Copiate la seguente formula attraverso le varie celle della Colonna A: =CONTA.VUOTE(B2:F2), dove F è l’ultima colonna della tabella. Questa formula conta il numero di celle vuote in ciascuna riga;
- Applicate il set di icone della formattazione condizionale sulla colonna A cliccando sul pulsante “Altre regole …”, come spiegato in precedenza;
- Nella finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”, effettuate le seguenti operazioni
- Fate clic sul pulsante “Inverti ordine icone” per modificare l’ordine delle icone
- Selezionate la casella di controllo “Mostra solo icona”
- Per l’icona con la croce, impostate >= 5 (dove 5 è il numero di colonne nella tabella, ad esclusione della prima colonna delle icone)
- Per il punto esclamativo, impostate >= 1
- Impostate il tipo “Numero” per entrambe le icone
È possibile confrontare le impostazioni con quelle della schermata qui sotto:
E questo è il risultato:
Esempio 2. Aggiungere le icone in base al valore di un’altra cella
Supponiamo di avere un elenco di ordini e che sia necessario aggiungere una bandiera verde nella colonna A quando un determinato prodotto viene spedito, vale a dire se c’è un qualsiasi valore nella cella corrispondente della colonna D (Data di spedizione). Se non c’è nessun valore nella colonna D, una bandiera rossa deve essere posta nella colonna A.
In realtà, questo esempio è molto simile al precedente, con la differenza che si applica un set di 2 icone in base al valore di un’altra colonna.
- E ancora una volta si inizia con l’aggiunta di una formula alla colonna A. Questa volta useremo la funzione SE: =SE($D2 <> “”;3;1). La formula inserirà un 3 nella colonna A, se non vi è alcun valore nella cella corrispondente della colonna D, altrimenti inserirà 1. Naturalmente, sarà necessario sostituire D con la colonna sulla quale volete basare la formattazione;
- Selezionate tutte le celle nella colonna A, fatta eccezione per l’intestazione della colonna, e create una regola di formattazione condizionale per un set di icone cliccando su Formattazione condizionale > Set di icone > Altre regole …
- Nella finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”, selezionate le seguenti opzioni:
- Fate clic sul pulsante “Inverti ordine icone” per cambiare l’ordine delle icone;
- Selezionate la casella di controllo “Mostra solo icona”;
- Per la bandiera verde, impostate >= 3;
- Per la bandiera gialla, impostate > 2. Come ricorderete, non vogliamo davvero una bandiera gialla, quindi stiamo impostando una condizione che non potrà mai essere soddisfatta, cioè un valore superiore a 2 e inferiore a 3;
- Impostate il tipo “Numero” per entrambe le icone.
Ed ecco il risultato del vostro lavoro: le icone “bandiera verde” e “rossa” sono state aggiunte alla colonna A in base al valore nella colonna D.
Formattazione condizionale con “Barre dei dati”
È possibile utilizzare la formattazione condizionale con “Barre dei dati” per rappresentare graficamente i dati all’interno di una cella. La barra più lunga rappresenta il valore più alto e, come si può facilmente intuire, barre più corte rappresentano valori inferiori. Barre di dati possono aiutare a individuare i numeri grandi e piccoli nei fogli elettronici, ad esempio, il prodotto più venduto e meno venduto nei rapporti di vendita.
Le barre dei dati si applicano in Excel nel modo già noto: è sufficiente selezionare le celle, scegliere Formattazione condizionale > Barre dei dati e scegliere il tipo di barra che si desidera. Una volta fatto questo, le barre colorate saranno collocate all’interno delle celle selezionate.
Come potete vedere dalle screenshot qui sopra, la formattazione condizionale di Excel con barre dei dati funziona molto bene per mostrare visivamente le vostre spese domestiche.
Se si desiderasse applicare un proprio stile alla barra dei dati, fare clic come al solito su “Altre regole …” per aprire la finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”, dove è possibile scegliere le opzioni desiderate:
- Mettete un segno di spunta nella casella di controllo “Mostra solo la barra” per nascondere i valori dalle celle e visualizzare solo le barre colorate;
- Per selezionare il minimo e il massimo tipo di dati, fare clic sulla piccola freccia nera accanto alla casella corrispondente. Mentre il tipo “automatico” funziona bene nella maggior parte dei casi, si può anche scegliere un altro tipo di dati, come percentuale, numero, formula, etc.
- Fate le vostre prove con colore di riempimento, bordo e direzione della barra e fate clic su OK quando sarete soddisfatti con la barra mostrata in anteprima.
Formattazione condizionale di Excel con “Scale di colori”
Utilizzando la formattazione condizionale con scale di colori, è possibile formattare le vostre celle con due o tre sfumature di colore, in cui le diverse tonalità di colore rappresentano i valori delle diverse celle.
Si può iniziare facendo clic su Formattazione condizionale > Scale di colori e passando sopra alle miniature delle impostazioni predefinite che Excel ha già creato per noi. La scala di colore verde-bianco a 2 colori sembra aver funzionato abbastanza bene anche per il mio bilancio familiare:
Ma se volete veramente impressionare qualcuno e avete il tempo e la voglia di sperimentare, provate ancora “Altre regole …” e giocate un po’ con i colori. Prima di tutto, scegliete una “Scala a 2 colori” oppure a 3, quindi selezionate i colori desiderati e assegnateli al minimo, al massimo e al punto intermedio.
Queste sono le istruzioni per utilizzare “Set di icone”, “Scale di colori” e “Barre dei dati”. Molto intuitive e facili da usare, non è vero?
In uno dei prossimi articoli andremo a indagare qualche arcana formula di formattazione condizionale di Excel, restate sintonizzati!
